Çıtçıtlı Dosya
Çıtçıtlı dosya, günümüzde en sık kullanılan fiziki depolama yöntemlerinden birisidir. Özellikle öğrenciler bu tip dosyalardan sıklıkla yararlanmaktadır. Bu dosyalar kağıtların çantanızda ya da elinizde buruşmasına ya da zarar görmesine engel olması nedeniyle kullanılır.
Peki dijital dünya geliştikçe, çıtçıtlı dosya kullanmak mantıklı mı? Gelin beraber bakalım.
Çıtçıtlı dosya kullanımı gibi fiziksel depolama yöntemleri, özellikle kağıt üzerinde işlem yapan kişiler için idealdir. Bu ürünleri sırt çantanıza veya valizinize koyabileceğiniz başka gibi elinizde de taşıyabilirsiniz. Kolay taşınabilir bir tasarıma sahip birinci sınıf çıtçıtlı dosyalar, belgelerinizi ya da ders notlarınızı korumanızı sağlar.
Çıtçıtlı dosya kullanarak, fiziksel kağıtlarınızı saklayabilirsiniz. Bu tip bir yöntem kullanıcıların internet bağlantısı olmadan dosyalarına, belgelerine ya da ders notlarına erişmelerine ve başkalarıyla rahatlıkla paylaşmalarına olanak tanır. Fiziksel belgelerle ilgili sorun, ürünün kaybolması ya da zarar görmesi gibi durumlarda ortaya çıkar. Ama buna engel olmak için belgelerinizi aynı zamanda bir bilgisayara da yedekleyebilirsiniz.
Dijital çağda yaşadığımız ve belgeleri dijital olarak depolamanın çok sayıda avantaj sağladığı doğru. Dijital dosyalar fiziksel alanı boşaltır, kolayca aranabilir ve daha fazla işbirliği ve iş akışını kolaylaştırabilir. Bu avantajları ve birçok kuruluşun ya da bireylerin kağıtsız kalma sıkıntısını göz önünde bulundurarak, belgelerin basılı kopyalarını saklamanın mantıksız göründüğünü düşünebilirsiniz. Kağıtsız bir ofis işletmek verimliliği artırırken, belgelerin basılı kopyalarını saklama ihtiyacını ortadan kaldırmaz. Aynı zamanda bu öğrenciler için de aynı durumu içerir. Aslında, fiziksel evraklar ya da ders notları yönetimin kritik bir parçası olmaya devam eder. Örneğin çoğu öğrenci fiziksel belgeler üzerinde ders çalışmanın daha kolay olduğunu ifade eder. Bu da çıtçıtlı dosya çeşitleri için bir alan yaratır.
Ödevlerin, ders notlarının ya da çeşitli belgelerin basılı kopyalarını günümüzün dijital dünyasında saklamanın beş avantajı:
1. Orijinalliği Korumak
Uyumluluğu sürdürmek için, bazı işletmelerin veya sektörlerin orijinal dosyalar tutması gerekir. Nelerin dijital olarak saklanabileceğini ve nelerin orijinalliği sağlaması gerektiğini düzenleyen sektöre özgü bazı gereksinimler vardır - ister belgenin kendisi isterse bazı durumlarda belgeler, el yazısı imzalar içerir. Bunlar önemlidir. Bunun gibi düzenlemeler iş türüne göre değişebilir, ancak finans, hukuk ve tıp gibi daha ağır şekilde düzenlenen sektörlerin, kayıtların nasıl tutulması gerektiğini yöneten kurallar olabilir. Bu da çıtçıtlı dosya çeşitleri kullanımına olan ihtiyacı artırır.
2. Uzun Vadede Etkili
İhtiyaçlarınız, kayıtları birkaç on yıldan fazla saklamayı gerektiriyorsa, basılı kopya depolamanın dijital dosyalara göre avantajı olabilir. Hayatınız boyunca modası geçmiş olan depolama türlerini düşünün – disketler, kasetler, mikrofilmler, vb. Verileri bir elektronik depolama biçiminden diğerine aktarmak mümkün olsa da, kullanım sırasında kaliteyi kaybetme riski de vardır. transfer süreci. Düzgün bir şekilde saklandığında, kağıt belgelerin raf ömrü yaklaşık 200 yıldır.
3. Güvenlik
Belgeleri dijital olarak depolamak daha uygun olsa da, ağların ihlal edilmeyeceğine veya veri yedeklemede sorun olmayacağına dair hiçbir zaman %100 garanti yoktur. Ağlar çökebilir ve virüsler yayılabilir. Ağ üzerinden erişilebilirlik kolaylığı nedeniyle, elektronik dosyalar hırsızlığa karşı daha savunmasızdır. Güvenli bir yerde düzgün bir şekilde saklandığında, basılı kopyanın yetkisiz kullanım şansı yoktur.
4. Dijital Tarama Veri Kaybına Neden Olabilir
Belgeleri dijital depolama için tararken insan ve makine hatası devreye giriyor. Belgelerin bölümleri gözden kaçabilir veya bozulabilir ve basılı kopyalarla yan yana karşılaştırma yapmak zaman alıcıdır ve çoğu zaman atlanır. Doğal olarak, belgelerin doğru şekilde nasıl taranacağını bilmek bu endişelerden kaçınmaya yardımcı olabilir.
5. İmha Kesindir
Belgeleri imha etme zamanı geldiğinde, kayıtları etkin bir şekilde imha etme sorumluluğu doğrudan işletmeye düşer. Belgeler dijital olarak depolandığında, ağlarda, e-postalarda, telefonlarda vb. çeşitli yerlerde bulunabilirler. "Silinmiş" belgeler bile sıklıkla geri alınabilir. Kağıt belgeler güvenli bir şekilde parçalandığında, imha kesindir ve garanti edilir.
Bulut tabanlı bir dünyada yaşıyor olsak da, basılı belgeler hala önemli verileri depolamak için inanılmaz derecede uygun bir araçtır. Her şey düşünüldüğünde bu basılı kopyaların sağlam bir biçimde saklanması gerektiği gerçeği de vardır. Bu nedenle çıtçıtlı dosya çeşitleri incelenebilir. Birçok farklı çıtçıtlı dosya türü vardır. Çocuklar için olanlardan yetişkinlere kadar farklı boyut ve desenlerde üretilir.
O kadar bahsettik peki basılı kopya nedir?
Basılı kopya, bir belgenin fiziksel bir nesne biçiminde kalıcı olarak çoğaltılmasıdır. Dijital belgeler söz konusu olduğunda, basılı kopya, dijital dosyanın yalnızca fiziksel bir kağıt kopyasıdır. Bu kopya, öyleyse, farklı bir dizi tehlikeye karşı hassastır. Bu nedenle de iyi bir biçimde saklanması gerekir. Burada da devreye dosyalama sistemi girer. Dosyalama sistemlerinde de çıtçıtlı dosya çeşitleri önemli yer tutar.
Neden basılı kopya yedekleri tutmalısınız?
1. Bilgisayarlar bozulur.
Ana neden, bilgisayarların bozulma korkusunu üzerinizden atmaktır. Bu olursa tüm önemli belgelerinizi kolayca kurtarabilecek misiniz? Kağıt kopyalar bu görev için ideal olmayabilir, ancak hiç yoktan iyidir.
2. Basılı kopyaların çoğaltılması ve dağıtılması kolaydır.
Basılı kopyalar, çoğaltmalar için mükemmeldir. Ayrıca dağıtmaları kolaydır ve harici sürücüler için yardımcı gerektirmediklerinden herhangi biri tarafından herhangi bir zamanda okunabilir. Önemli iş belgeleri, malzemenin somut bir kaydını oluşturmak için genellikle bu şekilde arşivlenir. Bu fiziksel kopyalar, diğer gruplara, nesillere veya sorumlu kişilere aktarılmasını kolaylaştırır.
3. Basılı kopyalar dijital arşivlerden daha uzun süre dayanabilir.
Bir kahve döküldüğü anda elektronik verileriniz mahvolabilir. Bu kağıt baskı için de geçerlidir aslında ama geri dönüşümü mümkündür. Elektronik eşyalarda ise su teması korkunç sonuçlara yol açabilir.
Yüksek kaliteli kağıda üretilen kopyalar, düzgün bir şekilde saklanır ve muhafaza edilirse, bir yüzyıl sonra ve belki de gelecekte çok daha fazla okunabilir hale gelebilir. Yüzyıllar öncesine ait kitaplar ve diğer kağıt belgeler, belirli koruma teknikleriyle bugün hala okunabilmektedir.
4. Kağıda her zaman erişilebilir.
Teknoloji ayrıca, disketler ya da CD'leri modası geçmiş hale getirme noktasına kadar ilerleyebilir.
Ne tür basılı kopyaları saklamalıyım?
• Tüm iş evraklarınızın bir kopyasını saklamanız önemlidir:
• Ana sözleşme (veya diğer oluşum belgeleri)
• Vergi formları
• Ders notları
• Ödevler
• Tez
• Finansal kayıtlar
• Kurumsal tüzük
• Devlet yazışmaları
• Müşterileriniz hakkında bilgi
Tüm bunlar için çıtçıtlı dosya çeşitleri kullanabilirsiniz. Çıtçıtlı dosya fiyatları oldukça uygundue ve bütçenizi asla zorlamaz.
Çıtçıtlı Dosyaları Çocuklar Kullanabilir mi?
Çıtçıtlı dosya çeşitleri her yaştan insanın kullanımına uygundur. Çocuğunuz bu dosyalarda ödevlerini saklayabilir. Okulda çantasına kağıtlar bu dosyayı kullanarak koyarsa kağıtlarda buruşma yırtılma gibi durumlar meydana gelmez ve ödevlerini sağ salim öğretmenine teslim edebilir. Bunun dışında biraz daha büyük boyutlu çıtçıtlı dosyalar sayesinde ufak çocuklar yaptıkları resimleri ya da el işi ürünlerini zarar görmeyecek bir biçimde saklayabilirler. Eğer sizin de sürekli resim yapan ve ödevlerine özen gösteren bir çocuğunuz varsa kendinize iş için bir dosya alırken ona da almalısınız. Çocuklar için hazırlalan çıtçıtlı dosyalar aynı zamanda farklı renkler, desenlerde olabilir. Örneğin çizgi film karakterli dosyalar sıklıkla tercih edilir.